SISTEM
AKADEMIK PADA PERGURUAN TINGGI
1.
Uraian
singkat kasus
Persaingan yang semakin
ketat di antara perguruan-perguruan tinggi di Indonesia mendorong perguruan
tinggi untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya termasuk penyadiaan
informasi bagi stakeholder. Globalisasi dunia pendidikan menuntut perguruan
tinggi untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan
informasi masing–masing pihak yang berkepentingan dapat terpenuhi dengan cepat
dan tepat. Teknologi Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan
informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap
saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan
analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi,
maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to date.
Salah satu sistem
informasi yang ada di perguruan tinggi adalah sistem informasi akademik. Dalam
sistem informasi akademik ini tidak hanya mencakup proses belajar mengajar
saja, tetapi mencakup semua proses dari mulai seleksi calon mahasiswa sampai pelacakan
lulusan. Keluaran dari sistem informasi ini diharapkan dapat memberikan
informasi yang relevan dan up to date bagi stakeholder (calon mahasiswa, dosen,
mahasiswa, administrasi, pengguna lulusan). Otomatisasi proses pengelolaan
informasi dapat dilihat salah satunya dalam penerapan Entreprise Resources
Planning (ERP). Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP, mengharuskan
para karyawan untuk mengirimkan informasi pada satu sumber. Dengan memusatkan
tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk
mendapatkan berbagai data, karena setiap bagian mengirimkan datanya pada tempat
ini. Efisiensi biaya, waktu dan tenaga dalam penerapan Teknologi Informasi
melalui pelaksanaan sistem manajemen ERP.
Sistem Informasi Akademik adalah aplikasi yang dirancang dan
dibuat untuk mengolah data-data yang berhubungan dengan informasi akademik,
meliputi data mahasiswa, karyawan, rekaman prestasi, kurikulum, dan jadwal
perkuliahan. Setiap anggota civitas akademika mempunyai tingkat akses yang
berbeda-beda terhadap SIA. Tingkat akses yang dimaksud disesuaikan dengan
kebutuhan dan tingkat kepentingan dari masing-masing pengguna sistem.
Dalam perkembangannya, kebutuhan akademik menjadi lebih
kompleks karena kebijakan akademik di tiap institusi pendidikan sering
mengalami perubahan. Pada pendidikan tingkat tinggi (strata-1) perubahan ini
tidak berlangsung secara keseluruhan sistem, tapi perubahannya hanya berkisar
pada beban studi, bobot, matakuliah, penilaian, dan kurikulum. Hal tersebut
dapat diatasi dengan cara menyimpan data-data yang diinginkan dalam basisdata.
Sehingga jika apabila terjadi perubahan kebijakan di kemudian hari, yang perlu
dilakukan hanya memodifikasi basisdata.
Konsep Dasar Sistem dan Informasi
Definisi
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu atau merupakan kumpulan dari elemen-elemen
yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tersebut. Bentuk dasar
sistem dapat dijelaskan sebagai berikut:
1.
Lingkungan
luar sistem (environment)
Lingkungan luar sistem adalah
apapun yang berada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat pula merugikan
sistem tersebut. Lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi
dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena kalau tidak akan
mengganggu kelangsungan hidup sistem.
2.
Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi
antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan.
Batas-batas sistem menunjukkan suatu ruang lingkup atau scope dari sistem
tersebut.
3.
Masukan
sistem (input)
Masukan adalah item yang
dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance
input) dan masukan sinyal (sinyal input). Maintenance input adalah item yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah item
yang diproses untuk didapatkan keluaran.
4.
Keluaran
sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi
yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain.
5.
Pengolahan
sistem (proses)
Suatu
sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan mengubah masukan
menjadi keluaran.
Definisi
informasi adalah data yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti
bagi penerimanya. Untuk menghasilkan informasi yang baik, akan tergantung pada
dua faktor, yaitu kualitas data yang menjadi bahan terbentuknya informasi,
serta proses pengolahan datanya. Antara kedua faktor ini harus saling
mendukung. Proses pengolahan data yang baik namun tidak didukung oleh kualitas
data yang baik, tidak akan menghasilkan informasi yang baik, demikian pula
sebaliknya. Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi ataupun lembaga, yang
merupakan suatu hal yang sangat penting. Dengan informasi sebuah lembaga, dalam
hal ini perguruan tinggi, dapat mengetahui tingkat produktifitas dan kemajuan
serta aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi tersebut.
HASIL
DAN PEMBAHASAN
Diagram
Aktivitas Sistem Berjalan
Dalam
hal ini yang dimaksud adalah aktivitas dan kegiatan objek-objek yang
terkait
dalam pengolahan data Nilai Ujian , pembuatan Kartu Rencana Studi,
sehingga
menghasilakan Kartu Hasil Studi .
Diagram
Use Case, aktor-aktor yang terlibat didalam sistem
Pembangunan
sistem informasi berbasis komputer yang penulis usulkan kepada UNIVERSITAS
ISLAM RIAU ialah mengenai sistem informasi akademik, yaitu : dengan cara
membangun sebuah sistem baru dengan bentuk komputerisasi, dimana segala aspek
pekerjaan yang terlibat didalamnya akan mendapatkan manfaat teknologi komputer
secara optimal, meningkatkan efesiensi kerja, efektivitas, serta
profesionalisme kerja para karyawan. Dengan adanya komputerisasi sistem maka
diharapkan segala hambatan yang terjadi pada sistem yang lama dapat diatasi
dengan baik.
Banyak
keuntungan yang diharapkan oleh penulis dari pembangunan sistem yang baru.
Adapun salah satu keuntungan dari penggunaan sistem baru adalah :
1. Cepat proses kerja
2. Pembuatan laporan lebih
cepat, lengkap dan akurat.
Adapun Sasaran dan keuntungan
dari sistem yang diusulkan, sebagai berikut :
1. Kemudahan dan kecepatan
pelayanan kepada Mahasiswa dan pengguna lainnya.
2. Informasi mengenai data
Mahasiswa lebih cepat didapat
3. Media penyimpanan lebih
aman
4. Proses laporan lebih
cepat
5. Dapat meningkatkan
efesiensi dan efektifitas kerja para karyawan.
Sasaran
dan keuntungan ini akan mendukung sasaran jangka pendek dari UNIVERSITAS ISLAM
RIAU ,
Setelah melihat keuntungan-keuntungan di atas semoga bisa diterima dan
dimanfaatkan pada UNIVERSITAS ISLAM RIAU
Procedure Hirarki Proses Sistem Informasi Akademik
Berdasarkan
cara menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun, pendekatan yang akan
digunakan adalah pendekatan atas turun ( Top Down Approach) . sedangakan metodologi
yang akan digunakan adalah metodologi pendekatan terstruktur (structured
approach). Salah satu alat pendekatan terstruktur yang akan digunakan adalah
bagan berjenjang ( hierarchy chart) yaitu bagan yang digunakan mempersiapkan
penggambaran atau pemecahan diagram arus data ketingkat yang lebih bawah lagi
maka digambarkan dekomposisi fungsi yang artinya adalah pemecahan suatu fungsi
menjadi beberapa proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub proses bila
memungkinkan, sehingga akhirnya akan didapatkan suatu proses yang tidak dapat
Post a Comment